La presencia de una gran cantidad de equipos en el lugar de trabajo significa que las personas deben trabajar de manera colectiva y tomar decisiones conjuntas. Por lo general, el esfuerzo colectivo se traduce en reuniones. Si no se celebran reuniones, la gente trabaja sobre todo por su cuenta y no se beneficia del trabajo en equipo. No obstante, si hay demasiadas reuniones resulta difícil realizar el trabajo individual, como revisar y responder el correo electrónico, hacer llamadas telefónicas, analizar información y preparar informes. El empleo apropiado del correo electrónico y de otros medios de trabajo en grupo puede facilitar la interacción entre los diversos integrantes del equipo y agilizar la toma de decisiones, así como reducir al mínimo el número de reuniones que deben efectuarse. El empleo del correo y otras herramientas electrónicas hace posible la existencia de los equipos virtuales descritos en el capítulo anterior.

USO DEL CORREO ELECTRÓNICO PARA FACILITAR LAS JUNTAS

 

Mediante el uso del correo electrónico, los miembros del equipo pueden suministrar información importante a los demás integrantes sin tener necesidad de celebrar una reunión y distribuir documentos.[12] Si se utiliza el correo electrónico, se pueden arreglar muchos pequeños detalles antes de la reunión y dedicar ésta a tratar los asuntos de mayor importancia. El empleo más común del correo electrónico es el envío de memorándums breves a las personas que forman parte de una lista de distribución. Una utilización más avanzada del correo electrónico es la distribución de documentos preparados con un procesador de palabras o de hojas de cálculo y gráficas, incluyendo fotografías, mediante el envío de un correo electrónico con anexos. Recuerde la decisión tomada por el equipo con la técnica del grupo nominal. Como seguimiento de la reunión celebrada, el equipo debía reunirse para calificar a los 12 proveedores en cuanto a calidad, precio y servicio. Si utilizara el correo electrónico, el equipo podría reducir de manera substancial el tiempo que tendría que dedicar a una nueva reunión e incluso podrían ahorrársela por completo. Pedro Ortiz podría pedir a los miembros del equipo que enviarán sus calificaciones y explicaciones a todos los integrantes en un plazo de 10 días laborales. Cada uno de los miembros del equipo calificaría a los 12 proveedores en cuanto a calidad, precio y servicio y enviaría sus calificaciones a los demás miembros del equipo por correo electrónico. Ortiz podría hacer un recuento de los resultados y mandarles el resultado final también por correo electrónico. Como todos los integrantes del equipo hubieran podido efectuar el mismo cálculo por sí mismos, no habría ninguna posibilidad de afirmar que la decisión fue sesgada. En caso de que Ortiz o algún otro miembro lo considerase necesario, podría convocarse a una reunión para discutir los resultados definitivos. Llevar al extremo el empleo del correo electrónico puede inhibir el trabajo en equipo y la toma de decisiones en grupo en lugar de fortalecerlos. Si las personas se comunican de manera casi exclusiva mediante el correo electrónico, se pierde la calidez de la interacción humana y el significado de las expresiones faciales. Siempre es posible mejorar y elaborar sobre las ideas de otros leyéndolas en una pantalla de computadora, pero el guiño de un ojo, la risa compartida y las sonrisas alentadoras que surgen en una reunión tradicional constituyen una importante contribución al esfuerzo del equipo, incluyendo la solución de problemas en grupo. Asimismo, la interacción personal fomenta la creatividad gracias al intercambio de ideas que se da entre las personas.