Se requiere cierta habilidad para resolver problemas en grupo de una forma eficaz. Examinaremos tres aspectos de la solución de problemas en grupo que resultan de gran utilidad para tomar mejores decisiones: seguir los pasos de la solución de problemas en grupo, manejar de manera adecuada los desacuerdos que puedan surgir en cuanto a la decisión y tratar de lograr un espíritu de investigación y no de defensa de una posición. párrafo. Haz clic aquí para agregar tu propio texto y edítame. Es muy sencillo.

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• Paso uno.Identificar el problema.

 

Describir con detalle el problema y la forma en que se manifiesta. El problema aparente es que algunos clientes se están retrasando con los pagos. El problema último de su compañía es que no cuenta con el efectivo suficiente para pagar los gastos.

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• Paso dos. Esclarecer el problema.

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Si los integrantes del equipo no ven el problema de la misma manera, ofrecerán diferentes soluciones de acuerdo con la percepción individual que tengan del mismo. Para ciertos integrantes del equipo es posible que el retraso en los pagos signifique tan sólo que la compañía tenga menos dinero en el banco y, en consecuencia, que gane unos cuantos dólares menos en intereses. Quizá algún otro miembro del grupo perciba el problema como una molestia e inconveniencia. Tal vez otra persona perciba a los morosos como inmorales y, por lo tanto, desee imponerles algún tipo de castigo. Las diferentes percepciones de las personas encargadas de resolver el problema contribuyen a que traten de poner en práctica un modelo político de toma de decisiones. Es importante que el grupo llegue al acuerdo de que el problema verdadero es que no se cuenta con suficiente efectivo para que el negocio funcione, como se explica en el Paso 1.

 

• Paso Tres. Analizar la causa.

 

A fin de transformar lo que es en lo que les gustaría que fuera, los integrantes del equipo deben comprender la causa de los problemas específicos y encontrar maneras de superarlas. El retraso en los pagos (más de 30 días) puede deberse a varios factores. Es posible que los clientes tengan ellos mismos problemas de flujo de efectivo, sus procedimientos burocráticos pueden ser muy lentos o tal vez les haga falta personal. Otra posibilidad es que los clientes no estén satisfechos con el servicio y que retengan el pago como una forma de castigo. Quizá sea necesario llevar a cabo una investigación, incluyendo entrevistas con los clientes, para determinar la causa o causas del retraso en los pagos.

 

• Paso Cuatro. Buscar soluciones alternativas.

 

Recuerde que un mismo problema puede resolverse de varias maneras diferentes. Las distintas soluciones que elija dependerán del análisis que haya hecho de las causas. Suponga que no encontró que los clientes estén insatisfechos con el servicio, pero que se retrasan en el pago por varias razones. El equipo debe entonces actuar de manera creativa y desarrollar diversas opciones como ofrecer un descuento por pronto pago, dejar de dar servicio a los clientes morosos, enviar las facturas con mayor antelación y efectuar llamadas de seguimiento para tratar de acelerar el pago. En el caso de clientes regulares, podría ofrecer la opción de efectuar retiros automáticos de sus cuentas bancarias. Otra posibilidad podría ser establecer una línea de crédito que le permitiera a su compañía pedir préstamos a corto plazo para cubrir los gastos hasta que los clientes paguen sus facturas.

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• Paso Cinco. Elegir alternativas.

 

 

Identifique los criterios que deben satisfacer las soluciones y analice con el equipo los pros y los contras de cada una de ellas. No hay que burlarse o menospreciar ninguna solución. La especificación de los criterios que deben satisfacer las soluciones lo obliga a reflexionar de manera profunda sobre cuáles son sus metas. Por ejemplo, el equipo puede establecer los siguientes criterios en relación con las soluciones: que (a) mejoren el flujo de efectivo, (b) no lo obliguen a perder clientes, (c) no resulte demasiado costoso ponerlas en práctica y (d) no hagan que la compañía parezca desesperada. Los puntos a favor y en contra de cada una de las opciones pueden colocarse en una gráfica, pizarrón o pantalla de computadora.

 

• Paso seis. Planificar la puesta en práctica.

 

Decida qué acciones son necesarias para poner en práctica la solución elegida. Suponga que su grupo decide que establecer una línea bancaria de crédito constituye la alternativa más factible. El presidente de la compañía o el director de finanzas pueden reunirse con un par de representantes de bancos locales para solicitar una línea de crédito en las condiciones más favorables. El grupo decide también iniciar un programa de llamadas amistosas de seguimiento para tratar de obtener un pago más rápido.

 

 

• Paso siete. Esclarecer el contrato.

 

El contrato es la declaración formal de los acuerdos tomados por los integrantes del equipo y los plazos fijados para su realización. En su caso, varios miembros del equipo deben participar en el establecimiento de la línea de crédito y la puesta en marcha del programa de llamadas de seguimiento.

 

• Paso ocho. Desarrollar un plan de acción.

 

Especifique quién se encargará de hacer las cosas y cuándo. Cada una de las personas responsables de poner en práctica las alternativas debe desarrollar un plan de acción detallado que es la consecuencia lógica de los pasos anteriores. Paso nueve. Tomar las medidas necesarias para evaluar y pedir cuentas de los resultados. Una vez que se ha puesto en práctica el plan, el grupo debe reunirse de nuevo para evaluar el progreso y pedirles cuentas a los responsables de los resultados que todavía no se han logrado. En el caso que nos ocupa, el progreso puede medirse por lo menos de dos maneras objetivas. Pueden utilizarse métodos contables para determinar si el problema de flujo de efectivo ha mejorado y si se ha reducido el tiempo medio del ciclo de las cuentas por cobrar.